Dienstplaner - Anleitung
Der kostenlose Dienstplaner und Elterndienstplaner hilft Dir dabei, einfache monatsbasierte Dienstpläne zu erstellen – beispielsweise für Vereine oder Kitas. Im Folgenden erfährst Du, wie er funktioniert. Schau Dir unbedingt auch die Tipps ganz unten an, um die Navigation zu verbessern.
Quickstart
Fangen wir mit den Grundfunktionen des kostenlosen Dienstplaners an.
1. Startseite
Von hier aus gelangst Du zu allen wichtigen Funktionen des Dienstplaners.
2. Personen hinzufügen
Trage unter Personen hinzufügen alle Personen ein, die im Dienstplan berücksichtigt werden sollen.
3a. Plan erstellen
Navigiere anschließend zu Plan erstellen. Hier kannst Du zunächst den Monat auswählen, Diensttage markieren (Häkchen setzen) und festlegen, ob zwei oder drei Schichten pro Tag geplant werden.
3b. Sperrtermine definieren
Danach kannst DU für jede Person im Kalender rot markieren, an welchen Tagen sie NICHT verfügbar ist.
Da der Dienstplaner ohne Login funktioniert, musst Du die Sperrtermine selbst einholen, z. B. per E-Mail. Weiter unten findest Du Tipps zur Vereinfachung.
3c. Feiertage & Sonderfälle
Tage, an denen komplett geschlossen ist, definierst Du danach im Kalender "Allgemein geschlossen". Diese Tage erscheinen später im PDF rot.
Tage, an denen zwar geöffnet ist, aber keine Schichten benötigt werden, kannst Du im Kalender "Geöffnet, keine Schichten notwendig" festlegen. Diese erscheinen gelb.
3d. Spezielle Schichtzuweisungen
Im letzten Kalender kannst Du bestimmten Personen gezielt Schichten an bestimmten Tagen zuweisen. Im Beispiel übernimmt Meret am 1., 16. und 28. jeweils eine Schicht.
Tipp: Du kannst ins Feld schreiben, was zu Deiner Situation passt – z. B. "Thomas & Manuel" oder "Team".
4a. Vorschau
Hier siehst Du, wie die Personen auf die Tage verteilt wurden. Oben kannst Du die Bezeichnungen der 2 oder 3 Schichten ändern. Diese erscheinen dann auch im PDF.
Du kannst manuelle Änderungen vornehmen oder mit einem Klick den Plan neu generieren lassen.
4b. Verteilung
Rechts wird angezeigt, wie viele Dienste jede Person erhalten hat. Ein Klick zeigt die zugewiesenen Dienste grün hervorgehoben.
4c. Manuelle Anpassungen
Klicke auf ein Feld, um eine andere Person für die Schicht auszuwählen.
Wenn die neue Person an dem Tag nicht kann, wird eine Warnung angezeigt. Du kannst dann abbrechen oder trotzdem speichern.
4d. Extra-Infos hinzufügen
Klicke auf rot oder gelb markierte Felder, um sie mit Notizen zu versehen – z. B. "Betriebsausflug". Diese Infos erscheinen ebenfalls im PDF.
5. PDF generieren
Wenn alles passt, klickst Du auf "PDF generieren". Das PDF wird automatisch heruntergeladen. Fertig!
Tipps & Tricks
Da der Dienstplaner keine Logins nutzt, müssen Sperrtermine manuell eingeholt werden – z. B. per E-Mail.
Nutze die Funktion "Sperrzeiten generieren". Die Teilnehmenden können ihre Sperrtermine selbst eintragen und auf "Generiere Sperrzeiten" klicken.
Danach kann man die Liste mit "Sperrzeiten kopieren" übernehmen und Dir zusenden.
Du kannst diese Liste dann beim Plan-Erstellen ins Feld "Generierte Sperrzeit einfügen" eintragen und mit einem Klick übernehmen.
Das Listenformat lautet: ["Jahr-Monat-Tag", "Jahr-Monat-Tag", ...]
Den Überblick behalten
Wenn Du über mehrere Monate eine gleichmäßige Verteilung möchtest, solltest Du die Dienste selbst tracken.
Wir empfehlen, nach jedem Plan die Dienste zu notieren und zu summieren. Neue Personen sollten nicht bei 0 starten. Addiere deshalb die höchste Dienstzahl zu den Neueintritten hinzu, um die Verteilung fair zu halten.
Ein einfaches Textdokument reicht dafür aus. In Zukunft soll diese Funktion direkt in die Website integriert werden.
Personen lokal speichern und schnell hochladen
Du kannst schnell alle Personen hochladen oder zurücksetzen. Gehe dafür auf Optionen und wähle das entsprechende Feld.
Personen kannst Du als einfache Textdatei .txt im Format ["Person A", "Person B", "Person C"] hochladen. Die Anführungszeichen sind dabei wichtig.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen dem kostenlosen Dienstplaner und dem Elterndienstplaner?
Kurz gesagt, es gibt keinen wirklichen Unterschied zwischen dem Dienstplaner und dem Elterndienstplaner. Das Projekt ist aus dem Elterndienstplaner entstanden und hat sich dann generalisiert. Der Elterndienstplaner ist quasi dasselbe wie der Dienstplaner mit zwei Schichten.